A gdyby tak skrócić czas telekonferencji? Wydobyć się z zaklętego kręgu przedłużających się spotkań? Niemożliwe? A jednak! Spróbuj włączyć wideo.
Telekonferencje wspierają pracę i stanowią jedną z podstaw komunikacji we współczesnej firmie – nie tylko wewnętrznej (jeśli firma ma placówki w różnych miejscach), ale także ze współpracownikami i klientami. Do rozmowy telekonferencyjnej może dołączyć kilka lub kilkanaście osób, które w danym momencie znajdują się w różnych miejscach i sytuacjach. A to wszystko bez drogiej i męczącej konieczności organizowania spotkania wyjazdowego dla wszystkich. Do tego rozwiązania nie trzeba nikogo przekonywać, chociaż ma ono swoje wady.
Spotkanie przez komunikator. Jaki problem?
Najczęstszym problemem jest poziom koncentracji uczestników, zwłaszcza jeśli jest ich kilku lub kilkunastu. Wtedy część osób nie uczestniczy w dyskusji i automatycznie spotkania stają mnie produktywne i tracą swój sens. Zapobiec temu można korzystając z opcji wideokonferencji. Wtedy spotkanie przypomina spotkania na żywo – integruje uczestnikom, ułatwia im kontakt między sobą i zapobiega biernemu albo pozorowanemu uczestnictwu w przebiegu rozmowy.
Inne problemy najczęściej związane są z brakiem doświadczenia i umiejętności prowadzącego spotkanie. Mogą być też związane z trudnościami technicznymi: brakiem odpowiedniego sprzętu, zakłóceniami połączenia, problemami z dołączeniem uczestników, niskiej jakości obrazem. Wszystkie te problemy można łatwo rozwiązać. Czasami wystarczy poprawa jakości łącza albo zapewnienie w sali konferencyjnej zestawu przejściówek do różnych komunikatorów.
Obraz czy słowo?
Wróćmy jednak do głównej przewagi wideokonferencji nad telekonferencją – do obrazu. To, że widzimy współuczestników spotkania, podnosi jakość i efektywność każdej rozmowy, bez konieczności zwoływania spotkania “na żywo”. Według ekspertów HBRP, zespoły, które korzystają wideokonferencji, lepiej i szybciej podejmują strategiczne decyzje, niż kiedy są zmuszone do dyskusji drogą telefoniczną czy mailową. 60% uczestników badań twierdziło, że kontakt wizualny z rozmówcami oraz możliwość dzielenia się dokumentami na żywo zwiększały otwartość dyskusji.
Co z tym oprogramowaniem?
Sporadyczne wideokonferencje można przeprowadzać używając darmowego lub niedrogiego oprogramowania, które jest łatwo dostępne i w miarę łatwe w obsłudze (żeby daleko nie szukać, taką funkcję swobodnie może spełniać znany wszystkim Skype). Takie oprogramowanie zazwyczaj wystarcza, jeśli mamy niewielkie potrzeby i nie przeszkadzają nam niedogodności związane z zakłóceniami. Jeżeli jednak spotkania wideo mają stać się naszą codziennością i stawiamy jakości rozmów wysoką poprzeczkę, warto zastanowić się nad profesjonalnym rozwiązaniem.
W wideokonferencjach postaw na profesjonalizm
Przewagą profesjonalnego oprogramowania do wideokonferencji na pewno jest jakość przekazu i prostota obsługi. To ma znaczenie zwłaszcza w sytuacjach, kiedy powinniśmy całkowicie skoncentrować się na samym spotkaniu, a nie na jego obsłudze. Profesjonalne oprogramowanie jest rozwiązaniem absolutnie niezbędnym dla firm, które regularnie odbywają np. spotkania zarządu lub partnerów i muszą zapewnić sobie nie tylko wysoką jakość obrazu i dźwięku, ale przede wszystkim bezpieczeństwo. Bardzo przydatne będą też takie funkcje, jak wewnętrzny czat między członkami spotkania, możliwość nagrywania całości spotkania, łatwe i intuicyjne pokazywanie pulpitu w trybie prezentacyjnym.
Warto więc zastanowić się nad zmianą rodzaju komunikacji w firmie. Wideokonferencje nie tylko bowiem są nowoczesnym sposobem komunikacji, która poprawia nasz wizerunek, ale przede wszystkim umożliwiają nam swobodną i kreatywną wymianę informacji ze wszystkim zaletami rozmowy na żywo.
Agata Ludwikowska
