Praca zdalna czy hybrydowa – wszystko o home office
Praca zdalna czy Home office nie ma prawnie uregulowanej sytuacji w Kodeksie Pracy. Uznaje się, że jest to „słowna” umowa pomiędzy pracownikiem i pracodawcą. Zważywszy na zaistniałą sytuację, wywołaną pandemią, nieuniknione staje się bliższe poznanie tego trybu pracy. Dla kogo jest on korzystniejszy? Czy lepszym rozwiązaniem jest całkowita praca zdalna czy jednak tryb hybrydowy? I jak mądrze wykorzystać czas na pracę w domu.
Dla kogo praca zdalna?
W chwili wystąpienia nagłego wzrostu zachorowań na Covid-19, rząd wprowadził możliwość, aby pracodawcy wysyłali swoich pracowników na pracę zdalną. Czy jednak to udogodnienie objęło wszystkich? O ile pracownicy urzędowi i ogólnie ujmując pracownicy biurowi z takiej możliwości mogli i w pierwszym okresie chętnie skorzystali, tak wielu pracowników fizycznych niestety nie mogło wybrać takiej formy pracy. Jest to swojego rodzaju niesprawiedliwość, ale wiadomo, że każdy zawód ma swoje pozytywne jak i negatywne strony. Sam fakt, że większość osób pracujących pozostała w domach, pozwoliło ograniczyć rozwój pandemii. Wielu dużym firmom wystarczyło kilka tygodni, aby sprawnie przenieść swoją działalność do sieci i bez większych kłopotów finansowych, dalej być aktywnie zawodowo.
Jak się przygotować na pracę w domu?
Zarówno praca zdalna jak i hybrydowa musi być odpowiednio dostosowana do obowiązków pracowników, charakteru pracy i możliwości jej wykonywania w domu. Wiąże się to z zastosowaniem wielu nowych systemów, które w znaczny sposób mają tą pracę ułatwić i nie spowodować jej zastoju. W procesie wyboru odpowiedniej opcji, należy zapewnić pracownikom jak najwygodniejsze i przy tym bezpieczne korzystanie ze wszystkich możliwości i opcji, jakie posiadali podczas pracy w firmie.
Wykorzystanie odpowiednich narzędzi do komunikacji pomiędzy pracownikami – telefon czasem nie wystarczy, utworzenie lub zakup platform, które pozwolą na dostęp do danych firmowych, bez których nie da się wykonywać obowiązków. Należy również uświadomić pracowników, że w wielu przypadkach posiadają oni na swoim domowym sprzęcie wiele programów, które w znaczny sposób mogą im pracę ułatwić i nie ma potrzeby kupowania czy instalowania nowych programów. Takim przykładem jest pakiet programu Microsoft Office 365, w skład którego wchodzi, chociażby aplikacja Teams czy OneDrive umożliwiające pracę w grupie.
Zalety, wady oraz mity na temat home office
Czyż nie ma nic wspanialszego niż praca w domu? Można wstać, kiedy się chce, na spokojnie przygotować śniadanie, wszystko bez pośpiechu. Następnie usiąść przy laptopie i bez żadnych problemów i nerwów zająć się pracą…szkoda tylko, że rzeczywistość ma się z lekka inaczej. Oczywiście, zasiąść do pracy można o dowolnej porze, ale to nie zmieni faktu, że nadal trzeba ją wykonać, czasem w określonym terminie i nie zawsze da się to zrobić od razu.
Pierwszym mitem do obalenia jest stwierdzenie, że praca zdalna jest bardziej efektywna. Nic bardziej mylnego. Piękna pogoda za oknem, dwójka dzieci, obiad do ugotowania i każdy inny „rozpraszacz”, może spowodować, że wykonywanie pracy zdalnie, okaże się znacznie trudniejsze niż gdybyśmy robili to samo za biurkiem w firmie. Ważnym aspektem jest również zaangażowanie pracownika w wykonywaną pracę. Bez silnej woli i uzmysłowienia sobie, że home office to nie wolne, ciężko będzie się zmobilizować.
Praca home office
Kolejną wadą, która jest zauważalna dopiero po jakimś czasie jest fakt, że wielu ludzi potrzebuje zwykłego kontaktu z innymi lub pomocy z aktualnie wykonywanym zadaniem. Do tego mogą dojść problemy z siecią lub słaby zasięg domowego internetu. To wszystko może frustrować i znacznie utrudnić pracę oraz sprawić, że pracownicy znacznie bardziej docenią przebywanie w firmie.
Zagrożeniem ze strony home office jest również poczucie ciągłego przebywania w pracy. Jeżeli pracownik nie zmusi się do wykonania ściśle zaplanowanych obowiązków w założonym przez siebie czasie – jak w przypadku przebywania w firmie od 8 do 16 – wtedy świadomość, że jakieś zadanie nie zostało zakończone, będzie przysłowiową „kulą u nogi”, niedającą poczucia wytchnienia i możliwości zajęcia się czymś zupełnie innym niż tylko obowiązkami pracowniczymi.
Praca zdalna mity
Mitem, który jest również odpowiedzią na to czy lepszym rozwiązaniem jest wprowadzenie przez pracodawcę zupełnej pracy zdalnej, czy tylko hybrydowej, jest fakt, że wielu ludzi może mieć problem z przestawieniem się z dnia na dzień na zupełnie inny tryb funkcjonowania. O ile na początku można było dostrzec wiele pozytywnych stron pracy zdalnej i dało się słyszeć stwierdzenia, że jest to świetlana przyszłość i duża konkurencja dla pracy w biurze, tak w późniejszym okresie można było zauważyć duże ryzyko związane z całkowitym przejściem na pracę zdalną.
Wszystkie wymienione zagrożenia pracy w domu, czyli: brak umiejętności gospodarowania czasem, poczucie ciągłego przebywania w pracy, domowe „rozpraszacze” i przede wszystkim brak kontaktu z innymi pracownikami i możliwość uzyskania z ich strony wsparcia i pomocy, to wszystko przemawia na korzyść wprowadzenia hybrydowego modelu pracy.
Połączenie home office oraz pracy w biurze/firmie da znacznie lepsze rezultaty niż wprowadzenie tylko pracy zdalnej. Praca w domu przyczyni się do ograniczenia liczby osób w miejscu publicznym, co da możliwość wyhamowania pandemii, natomiast czasowe przebywanie w miejscu pracy pozwoli pracownikom m.in. dopracowanie szczegółów danego projektu bądź wyjaśnienie występujących nieścisłości, które ciężko byłoby przedstawić nawet za pomocą najlepszego programu do komunikowania się.
Nowa „normalność”
Obserwując to, co się dzieje wokół nas i jak kolejne fale pandemii dają o sobie znać, można przypuszczać, że wprowadzenie obostrzeń i zaleceń w sprawie pracy to tylko kwestia czasu. Wiele firm ze względu na charakter wykonywanej działalności będzie musiało wybrać któryś w modeli pracy zdalnej. Optymalnym założeniem byłoby wprowadzenie zasady Pareto, zgodnie z którą 80% pracy wykonywano by w domu, natomiast pozostałe 20% to czas przeznaczony na pracę w firmie.
Kluczem do sukcesu w takiej sytuacji jest również zaangażowanie pracowników i ich racjonalne podejście jak również dokonanie wyboru najlepszej technologii mającej na celu ułatwienie pracy zdalnej. Poszukując optymalnego rozwiązania dla każdej organizacji należy wziąć pod uwagę wszystkie wymienione czynniki zarówno ekonomiczne, ludzkie oraz finansowe. Odpowiednie podejście do tematu i systematyczne wprowadzanie kolejnych rozwiązań daje możliwość na płynne przejście z dotychczasowego systemu pracy na system hybrydowy, bez negatywnych skutków wpływających zarówno na pracowników, pracodawcę jak i funkcjonowanie całej firmy.
